以往人们采用手写登记进行来访者管理，虽然用登记簿可以很全面地进行信息登记，但常常有访客为了方便而敷衍了事，再者就是字迹潦草，这样导致访客信息不完整、难以辨认。也不便于查询，不仅浪费人力也浪费时间。而一些使用了钱林访客机的单位就不会出现这样的问题。
钱林访客机可以快速扫描相关证件并识别，来访者的身份信息会直接在系统上通过类别详细的显示出来，同时系统可以现场进行拍照从而进一步做了真实性的保障。采集好来访者信息后，会发放感应卡或凭条，访客入内访问，离开前会再次在登记处将身份信息注销，便完成了一次完整的访问流程。
钱林访客机因其高效率的登记和简单的操作，受到了诸多事业单位的认可，利用访客系统来管理外来访客人员和保障内部安全已成为当下的主流模式。
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