登记在纸张上的资料其实非常不保险，纸质材料如果存放时间长的话会变质，而且纸质材料容易受到特殊物质的腐蚀。即使保存得好，在以后需要用到这些资料时，不仅需要花费大量时间去翻阅，纸张上的字体也会变得模糊。钱林访客系统能让这些问题非常轻易的解决。
钱林访客系统采用的是现代的数据保存方式，不再是纸张的保存方式了。并且大量登记数据可存储在本机或网络服务器上，数据可以随时备份，保证数据不会遗失，具有很强的可追溯性。而且，它在保存之处都会有明确的时间标签，也很容易查询，这样就避免了繁琐的翻阅过程。
钱林访客系统的这一功能，受到了大量使用者的欢迎，因为资料可以根据需要的获取，而自己只需要在访客系统上查找翻阅即可，不仅方便而且节省时间，更重要的是大大加长了访客资料的保存期限。
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