过去人们都认为门卫的工作都非常简单、轻松，其实不然他们的工作并不是那么的简单。因为交流的频繁，使来往的客流量增加，无形之中让门卫人员的工作量大大增加，一不小心登记错了访客的信息，会造成很严重的后果。现在，有了访客机这些问题都不会再出现。
以前人工登记在访客增多的情况下已经不能发挥出多大的作用，再加入人手，成本投入方面非常高，而使用访客机完全可以全部解决。由于它大部分操作都是由电脑控制，从而减少了人们手写登记所占用不必要的时间，另外，登记表信息可能因为访客的粗心大意，可能造成的字迹不清，信息不全面等情况。如果使用访客机能够减少人工询问访客的麻烦，让访客的心情更好，帮助公司或单位塑造一个好的形象。
因为利用访客机登记外来人员是通过扫描的方式进行录入的，不仅信息完整度高，图片也更为清楚，它也可为访客进行拍照并保存，为日后查看资料提供了方便，而且还能保存的更久，方便日后的查找。
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